Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger

Dataansvarlig 

CHARLOTTEHAVEN A/S er dataansvarlig.

CHARLOTTEHAVEN A/S kontaktoplysninger er:
Maria Schultz
Hjørringgade 12C
Tlf: 35271501
Email: GDPR@charlottehaven.com

CHARLOTTEHAVEN A/S håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

CHARLOTTEHAVEN A/S indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af CHARLOTTEHAVEN A/S serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til CHARLOTTEHAVEN A/S, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af CHARLOTTEHAVEN A/S.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til CHARLOTTEHAVEN A/S afgiver til CHARLOTTEHAVEN A/S i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med CHARLOTTEHAVEN A/S.
 

CHARLOTTEHAVEN A/S indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af CHARLOTTEHAVEN A/S på følgende vis:

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af CHARLOTTEHAVEN A/S serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til CHARLOTTEHAVEN A/S

• Fra B2B marked

• Gennem browser cookies og web beacons

• I forbindelse med brug af CHARLOTTEHAVEN A/S digitale ydelser

• Ved deltagelse i CHARLOTTEHAVEN A/S kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på CHARLOTTEHAVEN A/S nyhedsbrev

• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre

• Via video- og tv-overvågning

• Når leverandører indgår aftaler med CHARLOTTEHAVEN A/S eller afgiver tilbud til CHARLOTTEHAVEN A/S

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning der, er opsat i alle gæsteområder sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.
 

Oplysninger som CHARLOTTEHAVEN A/S indsamler

CHARLOTTEHAVEN A/S indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger

• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation, til betaling af ophold og tilmelding til PBS

• Demografiske oplysninger

• Købshistorik herunder også brugen af digitale serviceydelser

• Brugen af CHARLOTTEHAVEN A/S kunde/loyalitetsprogram

• Oplysninger fra CHARLOTTEHAVEN A/S kundeundersøgelser

• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer

• Oplysninger fra CHARLOTTEHAVEN A/S sociale medier og andre digitale platforme tilhørende CHARLOTTEHAVEN A/S

• Browserinformationer

• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner

• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts

En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give CHARLOTTEHAVEN A/S yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for CHARLOTTEHAVEN A/S betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap

• Allergi

• Særlige fødevarepræferencer

• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter CHARLOTTEHAVEN A/S dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som CHARLOTTEHAVEN A/S modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil CHARLOTTEHAVEN A/S i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som CHARLOTTEHAVEN A/S har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om CHARLOTTEHAVEN A/S vilkår og betingelser samt CHARLOTTEHAVEN A/S persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
 

Betaling med betalingskort  

CHARLOTTEHAVEN A/S anvender DIBS www.dibs.dk (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort.  DIBS og CHARLOTTEHAVEN A/S er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk). 

Ved bestillinger og bookinger gemmer CHARLOTTEHAVEN A/S de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 3 måneder hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen. 
 

Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

CHARLOTTEHAVEN A/S indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger CHARLOTTEHAVEN A/S indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af CHARLOTTEHAVEN A/S serviceydelser.

• Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser

• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.

• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.

• Forbedring og udvikling af CHARLOTTEHAVEN A/S serviceydelser.

• Tilpasning af CHARLOTTEHAVEN A/S markedsføring og øvrige kommunikation.

• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse.

• Tilpasning af CHARLOTTEHAVEN A/S samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.

• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til CHARLOTTEHAVEN A/S, herunder eventuel deltagelse i CHARLOTTEHAVEN A/S, kunde/loyalitetsprogram.

• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.
  
  
  

Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

CHARLOTTEHAVEN A/S vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med CHARLOTTEHAVEN A/S, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling, cafebesøg, fitness og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil CHARLOTTEHAVEN A/S behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer, cafeen mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil CHARLOTTEHAVEN A/S behandling af personoplysninger finde sted som led i, at CHARLOTTEHAVEN A/S forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos CHARLOTTEHAVEN A/S og kvaliteten af CHARLOTTEHAVEN A/S serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos CHARLOTTEHAVEN A/S oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender CHARLOTTEHAVEN A/S alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.

 I nogle situationer modtager CHARLOTTEHAVEN A/S personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om CHARLOTTEHAVEN A/S vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

CHARLOTTEHAVEN A/S er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år. 

Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger CHARLOTTEHAVEN A/S behandler om den registrerede.

• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som CHARLOTTEHAVEN A/S har om den registrerede.

• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som CHARLOTTEHAVEN A/S har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som CHARLOTTEHAVEN A/S ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at CHARLOTTEHAVEN A/S ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som CHARLOTTEHAVEN A/S har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af CHARLOTTEHAVEN A/S. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som CHARLOTTEHAVEN A/S er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede CHARLOTTEHAVEN A/S om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som CHARLOTTEHAVEN A/S er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte CHARLOTTEHAVEN A/S, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med CHARLOTTEHAVEN A/S.

Skriftlig anmodning sendes til CHARLOTTEHAVEN A/S, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

CHARLOTTEHAVEN A/S vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil CHARLOTTEHAVEN A/S vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og CHARLOTTEHAVEN A/S vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

CHARLOTTEHAVEN A/S tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

CHARLOTTEHAVEN A/S beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos CHARLOTTEHAVEN A/S, der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.

CHARLOTTEHAVEN A/S kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

CHARLOTTEHAVEN A/S tager løbende backup de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil CHARLOTTEHAVEN A/S underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

CHARLOTTEHAVEN A/S sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

CHARLOTTEHAVEN A/S benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

CHARLOTTEHAVEN A/S indgår løbende databehandleraftaler med alle CHARLOTTEHAVEN A/S leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

CHARLOTTEHAVEN A/S er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

CHARLOTTEHAVEN A/S sletter dine personoplysninger, når CHARLOTTEHAVEN A/S lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Alle personoplysninger slettes efter 24 mdr., hvis ikke kunden/gæsten/leverandøren har været aktiv.


Klage

Klage over CHARLOTTEHAVEN A/S behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL dt@datatilsynet.dk