Charlottehaven forbeholder sig retten til at ændre lokale afhængig af antal mødedeltagere i hele huset.

Afbestillingsregler op til 14 deltagere
Afbestilling mere end 4 uger før arrangementets afholdelse kan ske uden afbestillingsgebyr via mail til vores bookingafdeling. Gælder reservationer i følgende lokaler:

• Forårssuiten, Efterårssuiten, Øst Tårnet, Vest Tårne, Tårnet

Ved afbestilling mindre end 4 uger før arrangementets afholdelse beregnes afbestillingsgebyr svarende til 65 % af den bekræftede pris. Dog kan der kræves fuld dækning for ydelser, der ikke kan afbestilles.

Nedjustering af op til 35 % af det bekræftede antal deltagere kan foretages uden afbestillingsgebyr indtil 2 uger før arrangementets afholdelse. Ved senere afbestilling faktureres det bekræftede antal deltagere til fuld pris.

Frem til 5 hverdage før arrangementet kan deltagerantallet nedjusteres med 10% uden beregning.

Enhver afbestilling, reduktion eller afkortning af arrangement kan kun ske skriftligt via mail.

Afbestillingsregler fra 15 deltagere og op
Afbestilling mere end 8 uger før arrangementets afholdelse kan ske uden afbestillingsgebyr via mail til vores bookingafdeling. Gælder reservationer i følgende lokaler:

• Sommerhaven, Vinterhaven 1, Vinterhaven 2, Vinterhaven 1+2 (samlet lokale)

Ved afbestilling mindre end 8 uger før arrangementets afholdelse beregnes afbestillingsgebyr svarende til 65 % af den bekræftede pris. Dog kan der kræves fuld dækning for ydelser, der ikke kan afbestilles.

Nedjustering af op til 35 % af det bekræftede antal deltagere kan foretages uden afbestillingsgebyr indtil 4 uger før arrangementets afholdelse. Ved senere afbestilling faktureres det bekræftede antal deltagere til fuld pris.

Frem til 5 hverdage før arrangementet kan deltagerantallet nedjusteres med 10% uden beregning, dog ikke under minimumsdeltagerantal.

Enhver afbestilling, reduktion eller afkortning af arrangement kan kun ske skriftligt via mail.

Minimum deltagerantal
Ved valg af mødepakker i vores lokaler er der følgende minimum deltagerantal:
Vinterhaven 1 på 200m2: 50 personer
Vinterhaven 2 på 200m2*: 80 personer
Vinterhaven 1+2 (samlet lokale) på 400m2: fra 100 personer afhængig af ugedag og sæson

*Mulighed for at åbne op til Sommerhaven på 90 kvm i forlængelse af Vinterhaven 2.

Ved nedjustering til færre end minimumdeltagerantallet tilkommer der lokaleleje.

Efterårssuiten og Forårssuiten er begge på 15m2. Ved leje af lokale uden mødepakke kan der bookes til mellem 1 og 7 personer pr. lokale. Ved valg af mødepakke er der et minimum på 4 personer og et maksimum på 7 personer pr. lokale. Ved nedjustering af mødepakkedeltagere til færre end 4 personer tilkommer der lokaleleje.

Tårnet er på 35m2. Ved leje af lokale uden mødepakke kan der bookes til mellem 1 og 14 personer. Ved valg af mødepakke er der et minimum på 8 personer og et maksimum på 14 personer. Ved nedjustering af mødepakkedeltagere til færre end 8 personer tilkommer der lokaleleje.

Parkering
Det er muligt for vores konferencegæster at parkere med bil foran receptionen efter ”først til mølle” princippet mod betaling i henhold til gældende regler for parkering. Eventuelle parkeringsafgifter er for gæstens egen regning. Ønske om handicapparkering bedes oplyses forinden.

Fra den 1. marts 2024 må erhvervsdrivende modtage maks. 14.999 kr. i kontanter pr. køb - uanset om der betales på en gang eller over flere gange.

Der tages forbehold for eventuelle prisændringer i 2024, slåfejl, kursændringer og lignende.